Η εργασία μέσα στο CRM ξεκινά πάντα με την πρόσβαση στο σύστημα. Είτε είσαι ο κεντρικός διαχειριστής του γραφείου είτε μέλος της ομάδας, η λογική είναι η ίδια: κάθε χρήστης συνδέεται στο ίδιο περιβάλλον, με προσωπικά στοιχεία και δικαιώματα που αντιστοιχούν στον ρόλο του. Η πρόσβαση γίνεται πάντα μέσω της προσωπικής διεύθυνσης του γραφείου. Αυτή η διεύθυνση περιλαμβάνει το rspass, το μοναδικό αναγνωριστικό (συνθηματικό) του γραφείου μέσα στο RealStatus. Το rspass είναι σταθερό και δεν αλλάζει· λειτουργεί σαν ψηφιακή ταυτότητα που συνοδεύει το γραφείο σε όλο το οικοσύστημα του CRM.

Ανοίγοντας τον browser και μεταβαίνοντας στη συγκεκριμένη διεύθυνση, ο κάθε χρήστης εισάγει το προσωπικό του όνομα χρήστη (username) και τον αρχικό κωδικό πρόσβασης που του έχει δοθεί. Κατά την πρώτη σύνδεση, αποδέχεται τους όρους χρήσης και ορίζει έναν νέο, προσωπικό κωδικό. Από εκείνη τη στιγμή και μετά, η πρόσβαση στο CRM γίνεται με τα δικά του στοιχεία, ανεξάρτητα από τους υπόλοιπους χρήστες του γραφείου.

Για την καθημερινή εργασία, η αποθήκευση της διεύθυνσης του CRM στις αγαπημένες σελίδες του browser ή στην αρχική οθόνη της συσκευής (κινητό) κάνει τη διαδικασία απλή και άμεση. Το CRM ανοίγει με ένα κλικ, όπως κάθε βασικό εργαλείο δουλειάς, χωρίς να απαιτείται κάθε φορά αναζήτηση ή πληκτρολόγηση της διεύθυνσης.

Με την ολοκλήρωση της πρώτης σύνδεσης, το CRM είναι πλέον έτοιμο να χρησιμοποιηθεί από όλη την ομάδα. Κάθε χρήστης εργάζεται στο ίδιο περιβάλλον, με κοινή βάση δεδομένων, αλλά με ρόλους και δικαιώματα που εξασφαλίζουν σωστή οργάνωση και έλεγχο. Από εδώ και πέρα, η θεωρία σταματά και ξεκινά η πράξη. Το επόμενο βήμα είναι η καταχώρηση των πρώτων πελατών και η οργάνωση της καθημερινής δουλειάς μέσα στο σύστημα.

Η πρώτη ευθύνη του κεντρικού διαχειριστή είναι να οργανώσει το γραφείο μέσα στο CRM. Αυτή η φάση δεν είναι καθημερινή εργασία· είναι το θεμέλιο για όλη την ομάδα και καθορίζει τον τρόπο που θα λειτουργεί το σύστημα από εδώ και στο εξής.

Το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία νέων διαχειριστών. Αν στο γραφείο υπάρχουν συνεργάτες ή γραμματεία που θα δουλέψουν στο CRM, ο Broker τους δημιουργεί στο σύστημα, αναθέτει τα κατάλληλα δικαιώματα και καθορίζει ποιος βλέπει τι. Με αυτόν τον τρόπο κάθε μέλος της ομάδας έχει πρόσβαση μόνο στις λειτουργίες που χρειάζεται και μπορεί να ξεκινήσει να εργάζεται άμεσα χωρίς να μπερδεύεται.

Αμέσως μετά έρχεται η ενεργοποίηση των γεφυρώσεων με τα real estate portals. Κάθε γραφείο έχει διαφορετικούς λογαριασμούς σε πλατφόρμες αγγελιών. Ο Broker συνδέει το CRM με αυτά τα portals. Αυτή η διαδικασία επιτρέπει την μεταφορά των ακινήτων που καταχωρεί το γραφείο μέσω της δημοσίευσή τους στις πλατφόρμες, χωρίς να χρειάζεται χειροκίνητη εισαγωγή.

Το τρίτο βασικό βήμα αφορά την premium ιστοσελίδα του γραφείου, που προσφέρεται δωρεάν από το CRM. Ο Broker έχει την ευθύνη να ρυθμίσει την εμφάνιση και την αισθητική της σύμφωνα με τη δική του φιλοσοφία και brand. Αυτό περιλαμβάνει βασικές ρυθμίσεις όπως πχ την αρχική σελίδα ή την σελίδα παρουσίασης ακινήτων. Με τις ρυθμίσεις αυτές αλλά και πολλές άλλες, η ιστοσελίδα λειτουργεί σαν “πρόπλασμα” για την ομάδα και δίνει επαγγελματική εικόνα από την πρώτη στιγμή.

Μορφοποίηση μεσιτικών εντύπων – Θέτοντας ενιαίο πλαίσιο λειτουργίας
Επίσης πριν ξεκινήσει η καθημερινή εργασία της ομάδας, ο κεντρικός διαχειριστής (Broker) καλείται να ορίσει ένα ακόμη κρίσιμο στοιχείο λειτουργίας του γραφείου: τα μεσιτικά έντυπα που χρησιμοποιούνται σε κάθε συνεργασία με πελάτη.

Μέσα στο RealStatus CRM, ο Broker έχει τη δυνατότητα να διαμορφώσει κεντρικά τα έντυπα εντολών ανάθεσης και υπόδειξης, σύμφωνα με τη νομική, επαγγελματική και λειτουργική φιλοσοφία του γραφείου. Τα έντυπα αυτά αποτελούν βασικό μέρος της καθημερινής δραστηριότητας και δεν αντιμετωπίζονται ως απλά έγγραφα, αλλά ως εργαλεία που υποστηρίζουν τη σωστή και οργανωμένη λειτουργία. 
Η μορφοποίηση γίνεται μία φορά και αφορά ολόκληρη την ομάδα. Το γραφείο αποκτά έτσι κοινή γλώσσα επικοινωνίας με τους πελάτες του, ενώ παράλληλα διασφαλίζεται η επαγγελματική συνέπεια σε κάθε στάδιο της συνεργασίας.
Κάθε έντυπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί άμεσα, να αποσταλεί ψηφιακά και να υπογραφεί ηλεκτρονικά, χωρίς εκτυπώσεις, σκαναρίσματα ή χειροκίνητες διαδικασίες.

Με την ολοκλήρωση και αυτής της ρύθμισης, ο Broker έχει διαμορφώσει πλήρως το περιβάλλον μέσα στο οποίο θα κινηθεί η ομάδα. Το γραφείο είναι πλέον έτοιμο να λειτουργήσει οργανωμένα, με σαφείς διαδικασίες, ενιαία έγγραφα και εργαλεία που υποστηρίζουν την καθημερινή εργασία από την πρώτη επαφή με τον πελάτη έως την ολοκλήρωση της συνεργασίας.

Μετά τις αρχικές ρυθμίσεις του γραφείου από τον Broker, η καθημερινή δουλειά της ομάδας μπορεί να ξεκινήσει. Το CRM είναι πλέον πλήρως οργανωμένο, οι ρόλοι έχουν ανατεθεί και κάθε χρήστης μπορεί να εργαστεί απρόσκοπτα μέσα στο σύστημα.

Το πρώτο βήμα για κάθε διαχειριστή είναι η καταχώρηση των πελατών. Κάθε νέος πελάτης εισάγεται στο CRM με τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας αλλά και με σημαντικές άλλες πληροφορίες που βοηθούν στην παρακολούθηση της συνεργασίας. Με αυτόν τον τρόπο η πληροφορία παραμένει συγκεντρωμένη και ασφαλής.

Αμέσως μετά, η φυσική συνέχεια στη ροή εργασίας είναι η καταχώρηση των ακινήτων. Κάθε ακίνητο συνδέεται με τον αντίστοιχο πελάτη (όταν πρόκειται για ιδιοκτήτη) και εισάγεται στο σύστημα με όλα τα βασικά χαρακτηριστικά του, όπως π.χ. τύπος, περιοχή, τετραγωνικά και τιμή. Η διαδικασία καταχώρησης έχει σχεδιαστεί ώστε να γίνεται απλά και γρήγορα, χωρίς περιττά βήματα, επιτρέποντας στους συνεργάτες να προχωρούν άμεσα με την καθημερινή τους εργασία.

Σε περίπτωση που, κατά την προσπάθεια καταχώρησης, εμφανιστεί λευκή σελίδα, δεν υπάρχει λόγος ανησυχίας. Το φαινόμενο συνήθως οφείλεται σε ενεργοποιημένο πρόσθετο αποκλεισμού διαφημίσεων (adblock) στον περιηγητή που χρησιμοποιείτε για την πρόσβαση στο cloud CRM. Σε αυτή την περίπτωση, η απενεργοποίηση του adblock για τη συγκεκριμένη σελίδα ή η χρήση διαφορετικού browser αποκαθιστά άμεσα τη λειτουργία.

Από τη στιγμή που το ακίνητο είναι καταχωρημένο στο CRM, είναι έτοιμο να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις επόμενες διαδικασίες, από την προώθηση του ως αγγελία έως τη διασταύρωση με τις ζητήσεις ή και την αποστολή του μεσιτικού εντύπου ανάθεσης του προς ηλεκτρονική υπογραφή.

Η οργάνωση πελατών και ακινήτων δεν είναι απλά τυπική διαδικασία· είναι η βάση για κάθε επόμενη λειτουργία. Το CRM γίνεται το εργαλείο που υποστηρίζει την καθημερινή δουλειά, αντί να τη δυσκολεύει. Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης πελατών και ακινήτων, η ομάδα μπορεί πλέον να δημιουργεί αγγελίες, να διαχειρίζεται ζήτηση και να χρησιμοποιεί όλα τα υπόλοιπα εργαλεία του συστήματος. Η διαδικασία είναι καθαρή, η ροή εργασίας σαφής και η ομάδα λειτουργεί με οργανωμένο και αποδοτικό τρόπο.

Αφού τα ακίνητα έχουν καταχωρηθεί στο CRM, το επόμενο βήμα είναι να γίνουν ορατά στους υποψήφιους πελάτες. Η διαδικασία αυτή ξεκινά με τη δημιουργία αγγελιών μέσα στο σύστημα. Κάθε ακίνητο μπορεί να δημοσιευτεί στην ιστοσελίδα του γραφείου και στα real estate portals με τα οποία είναι συνδεδεμένο το CRM.

Η δημιουργία της αγγελίας είναι απλή και φυσική συνέχεια της καταχώρησης του ακινήτου. Οι συνεργάτες βλέπουν τα στοιχεία του ακινήτου τους, π.χ φωτογραφίες και με ένα κλικ η αγγελία είναι έτοιμη για δημοσίευση (αν έχει ενεργοποιηθεί από τον Broker το αντίστοιχο δικαίωμα). Αυτή η ροή επεξεργασίας διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες παραμένουν σωστές και ενημερωμένες σε όλες τις πλατφόρμες, αποφεύγοντας λάθη.

Η ιστοσελίδα του γραφείου λειτουργεί σαν τον κύριο “κατάλογο” για τα ακίνητα. Κάθε ακίνητο που δημοσιεύεται γίνεται αμέσως ορατό, με την αισθητική που έχει καθορίσει ο Broker στις αρχικές ρυθμίσεις. Οι συνεργάτες μπορούν να δουν πώς εμφανίζεται, να ελέγξουν την ακρίβεια των πληροφοριών και να διασφαλίσουν ότι κάθε αγγελία είναι πλήρης και ελκυστική για τους επισκέπτες.

Όταν ενεργοποιούνται τα real estate portals, το CRM φροντίζει για την αυτόματη μεταφορά των δεδομένων τους. Οι αγγελίες προβάλλονται σε real estate πλατφόρμες εξοικονομώντας χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο, όλη η ομάδα μπορεί να δουλεύει συγκεντρωμένα, χωρίς να χρειάζεται να γνωρίζει λεπτομέρειες των portal, αφού η γεφύρωση λειτουργεί πλέον αυτόματα. Η ροή αυτή, από την καταχώρηση του ακινήτου έως την προβολή του σε ιστοσελίδα και portals, καθιστά το CRM τον κεντρικό κόμβο της δουλειάς του γραφείου.

Οι συνεργάτες μαθαίνουν να δουλεύουν οργανωμένα, να συνδέουν πληροφορίες σωστά και να παρακολουθούν την πορεία κάθε ακινήτου, ενώ η ομάδα διασφαλίζει ότι κάθε ακίνητο έχει την προβολή που του αξίζει.

Με τα ακίνητα να έχουν καταχωρηθεί και τις αγγελίες να προβάλλονται στην ιστοσελίδα και στα portals, η ομάδα μπορεί να επικεντρωθεί στη δεύτερη πλευρά της δουλειάς ενός μεσίτη: τη διαχείριση της ζήτησης και την επικοινωνία με τους πελάτες.

Η ζήτηση στο CRM αφορά τους υποψήφιους αγοραστές ή ενοικιαστές. Κάθε συνεργάτης μπορεί να καταχωρεί πληροφορίες για τους ενδιαφερόμενους, όπως τα κριτήρια που ψάχνουν και τις προτιμήσεις τους. Με αυτόν τον τρόπο, το CRM γίνεται ένας ζωντανός χάρτης αντιστοίχισης, που συνδέει τις ανάγκες των πελατών με τα διαθέσιμα ακίνητα.

Οι συνεργάτες βλέπουν ποιοι πελάτες ταιριάζουν με ποια ακίνητα, τα προτείνουν ηλεκτρονικά, παρακολουθούν την πορεία της επικοινωνίας και μπορούν να προγραμματίζουν επισκέψεις (υποδείξεις) με οργανωμένο τρόπο. Παράλληλα, το έντυπο υπόδειξης δημιουργείται και η δυνατότητα αποστολής του για ηλεκτρονική υπογραφή καθιστά τη διαδικασία άμεση και ασφαλή.

Ο συνεργάτης δεν χρειάζεται πλέον να τυπώνει, να σκανάρει ή να στέλνει έγγραφα με email· όλα γίνονται μέσα από το σύστημα, ενώ η ροή παραμένει πάντα καταγεγραμμένη και προσβάσιμη σε κάθε μέλος της ομάδας.

Με αυτόν τον τρόπο, το CRM δεν είναι απλώς ένας κατάλογος πελατών και ακινήτων. Γίνεται το εργαλείο που οργανώνει και υποστηρίζει όλη τη δουλειά του γραφείου, επιτρέποντας στους διαχειριστές να επικεντρωθούν στην ουσία: τη σωστή εξυπηρέτηση των πελατών, την αποδοτική διαχείριση των ακινήτων και την αποτελεσματική ολοκλήρωση των συμφωνιών.