Access Denied

Η εντολή ανάθεσης είναι το έγγραφο που καταγράφει την εξουσιοδότηση που δίνει ο ιδιοκτήτης στο γραφείο σας για την προώθηση ή διαχείριση ενός ακινήτου. Για να παραχθεί σωστά μέσα στο CRM, είναι απαραίτητο να υπάρχει καταχωρημένο το ακίνητο και ο πελάτης-ιδιοκτήτης στο σύστημα.

Η ροή είναι φυσική: ξεκινάμε από την καρτέλα του ακινήτου, δημιουργούμε ή επιλέγουμε την εντολή ανάθεσης, η οποία συμπληρώνεται αυτόματα με τα στοιχεία του ιδιοκτήτη και του ακινήτου μέσω των μεταβλητών. Στη συνέχεια, το έντυπο μπορεί να προβληθεί, να αποσταλεί για ηλεκτρονική υπογραφή στον πελάτη, και τέλος να αρχειοθετηθεί αυτόματα στην καρτέλα του ακινήτου. Όλες οι ενέργειες καταγράφονται στο ιστορικό του πελάτη, ώστε να υπάρχει πλήρης τεκμηρίωση για τη νομική και επαγγελματική ασφάλεια του γραφείου.

Η εντολή υπόδειξης συχνά μπερδεύει τους χρήστες, γιατί η λογική της ροής διαφέρει από την εντολή ανάθεσης. Δεν ξεκινά από το ακίνητο, αλλά από τον πελάτη ζήτησης και τη ζήτησή του (πακέτο Plus).

Η διαδικασία είναι τριγωνική: πελάτης → ζήτηση → υπόδειξη. Συγκεκριμένα, για να παραχθεί η εντολή υπόδειξης, πρέπει πρώτα να καταχωρηθεί η ζήτηση του πελάτη και να δημιουργηθεί μέσα από αυτήν η υπόδειξη ακινήτου στο CRM. Μόλις γίνει η καταχώριση, η εντολή υπόδειξης συνδέεται με την καταχώριση αυτή, και μόνο τότε μπορεί να παραχθεί το έντυπο.

Το CRM διασφαλίζει ότι η πλήρης διεύθυνση του ακινήτου εμφανίζεται μόνο μετά την υπογραφή της εντολής, προστατεύοντας τα δεδομένα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Όπως και στην ανάθεση, το έντυπο μπορεί να προβληθεί, να επεξεργαστεί πριν την υπογραφή, να αποσταλεί στον πελάτη και να υπογραφεί ψηφιακά είτε δια ζώσης είτε μέσω ασφαλούς συνδέσμου. Το έντυπο στη συνέχεια αρχειοθετείται στο ιστορικό του πελάτη, παρέχοντας πλήρη τεκμηρίωση των ενεργειών.

Διευκρίνιση για το πακέτο Basic: Λόγω του ότι δεν υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης ζήτησης σε αυτό το πακέτο, το CRM δίνει τη δυνατότητα καταχώρησης της υπόδειξης μέσα από την καρτέλα του πελάτη.

Η διαδικασία μορφοποίησης των μεσιτικών εντύπων στο CRM ξεκινά από το ίδιο το γραφείο. Το γραφείο δημιουργεί ή προσαρμόζει τα δικά του πρότυπα εγγράφων, ώστε να αντικατοπτρίζουν τους όρους συνεργασίας, το ύφος και τις πρακτικές του γραφείου. Αυτή η αρχική φάση εξασφαλίζει ότι κάθε έντυπο είναι πλήρες, επαγγελματικό και έτοιμο για χρήση. Μέσα σε αυτή τη διαδικασία, το σημαντικό στοιχείο είναι η υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου του γραφείου (Broker). Η υπογραφή τοποθετείται κεντρικά από το γραφείο και εξασφαλίζει ότι όλα τα έγγραφα που παράγονται διαθέτουν νομική ισχύ και είναι έτοιμα για ψηφιακή υπογραφή από τους πελάτες.

Όταν ένα έντυπο χρειαστεί για συγκεκριμένο ακίνητο ή πελάτη ζήτησης, το CRM παράγει αυτόματα το έγγραφο. Τα πεδία συμπληρώνονται μέσω των μεταβλητών, εισάγοντας αυτόματα τα στοιχεία του πελάτη, του ακινήτου ή της υπόδειξης, ανάλογα με τον τύπο εντύπου. Με αυτόν τον τρόπο, οι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνουν επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις και μειώνεται η πιθανότητα λαθών. Το επόμενο βήμα είναι η υπογραφή από τον πελάτη, η οποία μπορεί να γίνει δια ζώσης ή μέσω ασφαλούς ψηφιακού συνδέσμου. Μόλις ολοκληρωθεί η υπογραφή, το έντυπο αρχειοθετείται αυτόματα μέσα στο CRM, συνδέεται με τα σωστά αρχεία του πελάτη και του ακινήτου, και η όλη διαδικασία καταγράφεται πλήρως για νομική και επαγγελματική τεκμηρίωση.

Με λίγα λόγια, η βασική ροή είναι:

• Το γραφείο μορφοποιεί τα πρότυπα εγγράφων.
• Τοποθετείται η υπογραφή του Broker.
• Το έντυπο παράγεται με αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων.
• Ο πελάτης υπογράφει.
• Το έντυπο αρχειοθετείται και η διαδικασία ολοκληρώνεται.

Αυτή η απλή αλλά οργανωμένη ροή εξασφαλίζει ότι κάθε μεσιτικό έγγραφο είναι επαγγελματικό, σωστά τεκμηριωμένο και έτοιμο για χρήση, χωρίς να χρειάζεται ο χρήστης να ανησυχεί για την τεχνική πλευρά της διαδικασίας.